A bien y regarder, la journée d’un technicien frigoriste n’est pas de tout repos; elle est faite de travail technique et administratif . Les obligations noient le technicien qui n’a qu’une envie: se concentrer sur son travail technique et diminuer la quantité de papiers à remplir. Durant une journée, nous avons suivi Kevin, technicien frigoriste.
Bien débuter la journée, une question de bon sens
Dans une PME ou pour un indépendant, la mise en route est primordiale pour être efficace dans son travail. Dès le matin, Kevin découvre ses tâches pour la journée sur un tableau d’un autre âge. Maria, la responsable client et planning lui a donné le nom des clients à visiter, et toutes les anciennes fiches d’intervention liées… Grâce à son expérience, Kevin a déjà les bon réflexes, et nous donne déjà un conseil. Pour gagner du temps sur la route il utilise les applications Waze et Google Maps de manière combinée, avec ses deux smartphones (l’un privé, l’autre professionnel). Kevin est déjà très connecté, et ce n’est pas fini.
Une communication digitale permanente et parfois intrusive
Sur la route, un collègue appelle Kevin via l’application WhatsApp, car il ne trouve pas l’adresse d’un client. Il lui explique la particularité pour accéder aux bureaux du client. Cela n’était pas noté sur la fiche. Kevin nous explique qu’ils utilisent WhatsApp pour communiquer la journée entre collègues quand ils n’ont pas suffisamment d’infos. Une fois chez son premier client, il appelle avec Facetime son responsable car le client demande une intervention imprévue pour laquelle il n’a pas d’informations.
Une intervention technique précise
Première mission: un entretien d’un climatiseur situé dans le local informatique sécurisé d’une société. Après la lecture du dernier rapport d’intervention papier, un check up complet indispensable commence: vérification de la pression de gaz avec son manomètre, le niveau du gaz, l’état du filtre, l’ampérage dans l’installation électrique et le condenseur, il répare une fuite d’huile constatée dans le système hydraulique. Il prend une photo avec son smartphone et l’envoie par mail à Maria; le but: avoir une trace de la panne et prévoir une commande de pièce pour le prochain entretien. A ce stade Kevin a utilisé 4 moyens de communications intégrés sur son téléphone !
Une lourdeur administrative source d’erreurs
Il remplit ensuite le long rapport d’intervention et le carnet d’entretien. Son téléphone sonne à nouveau: un autre collègue pour un renseignement… Il nous dit: “On perd un temps fou à remplir ces papiers. Faut pas se tromper et on doit réécrire les mêmes choses plusieurs fois. Alors en plus si on est dérangé.”
Par habitude, il vérifie si le certificat d’étanchéité ne doit pas être renouvelé. Bingo ! La prochain entretien étant prévu en 2020, il ne sera plus en règle avec la législation, donc… encore 5 minutes de papiers à remplir. Grâce à son professionnalisme, l’oubli potentiel est corrigé. Et dire qu’il aurait pu tout savoir avant d’arriver…
Le client n’est pas au courant de ses responsabilités
Le client, Mr Brizard, doit signer son rapport. Ayant une formation technique, il voudrait avoir directement son rapport avec les données précises, un peu comme si il pouvait voir lui-même les résultats d’analyse de sa prise de sang pour voir si tout correspond bien à la norme. Kevin l’informe verbalement et lui dit: “Si je pouvais vous l’envoyer par mail en pdf ce serait plus facile.” Tous les clients ne savent pas qu’en tant que propriétaires responsables de leurs installations, en cas de contrôle il doivent impérativement avoir un carnet d’entretien en règle. C’est un peu comme le contrôle technique pour les voitures: si il n’est pas en ordre, on risque une amende. Kevin a aussi appris cela pendant ses études.
Une formation en techniques du froid de 3 ans
Exécutant, Kevin est aussi, à son niveau, responsable des bonnes pratiques de son entreprise, ce qui nécessite à la fois une grande concentration et une expertise pour laquelle il a obtenu une certification qui doit être renouvelée tous les 5 ans. Elle l’autorise à remplacer les fluides frigorigènes (gaz de réfrigération) hautement toxiques pour la couche d’ozone (une simple fuite d’un kilo de gaz frigorifique peut libérer jusqu’à l’équivalent de 13 tonnes de CO2!) Kevin utilise déjà l’application Mainteneo pour la comptabilité des gaz dans les unités de réfrigération.
Quand l’administratif devient contre-productif
En fin de journée, Kevin donne ses rapports d’interventions (papier) à Maria qui doit tout classer et encoder. Lucide, il nous dit: “On travaille à la préhistoire alors qu’on pourrait simplement tout automatiser!” En plus de l’encodage, Maria doit contrôler la correspondance des données sur le rapport et l’extrait du carnet d’entretien. Elle nous dit: “C’est long et je comprends aussi que l’on puisse se tromper”. Pendant que Kevin range son matériel, il nous dit: “Toutes les applications sur nos smartphones, on fait des groupes de discussions, des réservations, des achats, des photos, des vidéos et on partage tout instantanément. Toute le monde est au courant directement, c’est plus facile. Si on avait une app pour le boulot avec toutes les infos (client, adresse, installations) où je ferais le rapport d’intervention, le carnet d’entretien, certificat d’étanchéité, etc. et que le client et Maria reçoivent directement ça en pdf, ce serait l’idéal !”
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